[JROIS]よくある質問(事務担当者向け)

公募関連/ 申請関連/ 審査関連/ 予算配分関連/ 実施報告関連/ 研究組織変更/ 通知テンプレート/ 申請書・報告書編集/ その他

公募関連

公募情報を非公開とする方法を教えてください。
事務担当者メニューの「公募情報確認」より対象の公募情報を検索し、「公募情報更新画面」にて公開有無の設定を「公開しない」にしてください。
※登録した公募情報の削除はできません。
公募受付期間の設定方法を教えてください。
事務担当者メニューの「公募登録」より公募受付開始/終了日を設定してください。この期間中は「申請登録」ボタンが押せる状態となり、新規申請が可能です。
ただし、この期間中に「一時保存」された申請は公募受付期間外にも「提出」することが可能です。期間外に提出された申請の扱いについては各機関で判断をお願いいたします。
同一年度の複数回募集は可能でしょうか。
同一年度の複数回募集には対応しておりません。既存の公募情報の「公募受付開始/終了日」を修正して再募集をすることは可能ですが、受付番号、課題番号は続きからの採番となります。
また、新たに公募登録から作成していただくことも可能です。その場合でも続きナンバーで採番されることに変わりはありませんが、申請状況一覧(課題検索結果)画面での「公募名」は新しい名称で表示されます。

申請関連

公募期間締切後に申請がありました。なぜでしょうか。
「一時保存」された申請は公募受付期間外にも「提出」することが可能です。期間外に提出された申請の扱いについては各機関でご判断をお願いいたします。
申請者に代わり事務側で申請情報を修正する方法を教えてください。
[申請情報更新手順]
①事務担当者メニューの「申請状況検索」より、対象の申請を検索する。
②対象の研究課題名をクリックする。
③申請情報詳細表示画面にて「申請情報更新」ボタンを押下する
④申請内容を修正する
⑤「一時保存」ボタンを押下する
 ※これにより申請状態が「一時保存」に戻ることはありません。「提出」ボタンを押下した場合は参加未承諾者へ「参加承諾依頼メール」が送信されます。
⑥「OK」ボタンを押下する
申請を受理する方法を教えてください。
一括で受理する方法と個別で受理する方法があります。
[一括受理手順]
①事務担当者メニューの「申請状況検索」より、対象の申請を検索する。
②申請状況一覧(課題検索結果)画面で「選択」と「申請受理」のチェックボックスをクリックする
 ※「全選択」「申請受理全選択」をクリックするとページごとに申請課題を全選択可能です。
③「更新」ボタンを押下する
④「メール送信確認」ダイアログが表示されるので「はい」をクリックする
 ⇒申請者に「申請受理メール」が送信され、受理が完了します。

[個別受理手順]
①事務担当者メニューの「申請状況検索」より、対象の申請を検索する。
②申請状況一覧(課題検索結果)画面で「研究課題名」をクリックする
③申請情報詳細表示画面で「受理」ボタンをクリックする
 ⇒申請者に「申請受理メール」が送信され、受理が完了します。
申請を不受理(審査や採択の対象外)する方法を教えてください。
「不受理」というステータスは存在しません。受理後に審査で不採択としていただければと思います。
採択された課題を中止する場合の手続きを教えてください。
以下の手順で受理された課題を中止できます。
[課題中止手順]
①申請情報詳細表示画面にて「申請情報更新」ボタンを押下する。
②申請更新画面にて「課題中止」を押下する。
③中止の確認ダイアログが表示されますので「はい」ボタンを押下する。
 ※この際、申請者へ「課題中止通知メール」が送信されますので、事前に通知テンプレートの作成をお願いいたします。
所内受入教員の変更方法を教えてください。
事務側でご対応いただく必要がございます。
[所内受入教員の変更手順]
①事務担当者メニューの「申請状況検索」より、対象の申請を検索する。
②対象の研究課題名をクリックする。
③申請情報詳細表示画面にて「申請情報更新」ボタンを押下する。
④申請更新画面にて所内受入教員の「メールアドレス」を変更する。
※変更後の所内受入教員が利用者情報登録済みである必要があります。未登録の場合はエラーになります。
⑤「一時保存」ボタンをクリックする。
※「一時保存」をしてもステータスが提出から一時保存に戻ることはありません。
※「提出」をした場合は参加未承諾の利用者に対して、参加承諾依頼メールが送信されます。

⑥申請情報確認画面にて、氏名、メールアドレスが正しく変更されていることを確認する。
⑦「OK」ボタンをクリックする。
研究代表者の変更方法を教えてください。
事務側でご対応いただく必要がございます。
[研究代表者の変更手順]
①事務担当者メニューの「申請状況検索」より、対象の申請を検索する。
②対象の研究課題名をクリックする。
③申請情報詳細表示画面にて「申請情報更新」ボタンを押下する。
④申請更新画面にて研究代表者の「メールアドレス」を変更する。
※変更後の研究代表者が利用者情報登録済みである必要があります。未登録の場合はエラーになります。
⑤「一時保存」ボタンをクリックする。
※「一時保存」をしてもステータスが提出から一時保存に戻ることはありません。
※「提出」をした場合は参加未承諾の利用者に対して、参加承諾依頼メールが送信されます。

⑥申請情報確認画面にて、氏名、メールアドレスが正しく変更されていることを確認する。
⑦「OK」ボタンをクリックする。

審査関連

申請書(PDF、CSV)のダウンロード方法を教えてください。
申請書はPDFまたはCSVでダウンロードできます。
申請一覧(CSV)は申請情報すべてダウンロードできます。
申請書類(PDF)は受理された申請情報のみが出力されます。申請状況が「一時保存」や「提出」のものは出力されません。
※PDFに出力される項目の並び順は固定となっております。「申請書検索・編集画面」にて設定した並び順とは異なりますのでご了承ください。

[申請書ダウンロード手順]
①事務担当者メニューの「申請書ダウンロード」をクリックする。
②公募年度、研究種別を選択する。
③出力種別にて「申請一覧(CSV)」または「申請書類(PDF)」を選択する。
④ダウンロードボタンを押下する。
※申請数が多い場合時間がかかる場合がありますので、しばらくお待ちください。
審査結果登録の方法を教えてください。
[審査結果登録手順]
①事務担当者メニューの「審査結果登録」をクリックする。
②審査結果登録画面にて、公募年度、研究種別を選択して「検索」を押下する。
③審査したい課題の対象欄にチェックを入れる。※「全選択」より一括チェックも可能です。
④総合評価、採択状況を選択する。
⑤「更新」ボタンを押下する。
審査結果を一括登録する方法を教えてください。
[審査結果一括登録手順]
①事務担当者メニューの「審査結果一括登録」をクリックする。
②審査結果一括登録画面で「年度」「研究種別」を選択する
③登録種別にて「総合審査結果」を選択して、「ダウンロード」ボタンを押下する。
④ダウンロードしたCSVをExcelで開き、以下の入力を行う。
【総合評価】0~4(※A~Eで入力する機関もあります)
【採択区分】1:採択、2:条件付き採択、9:不採択
【研究Aでの採択】任意(1:採択、2:条件付き採択、9:不採択(※遺伝研のみ))
【補欠順位】任意
【期待点】任意(*1, *2, *3)
【改善点】任意(*1, *2, *3)
⑤ファイルの種類を「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存する
⑥保存したファイルをメモ帳で開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」より、文字コードにUTF-8を指定して保存する。
⑦UTF-8に変換したファイルをアップロードする。
*1 改行は使用できません。
*2 半角カンマ「,」を使用する場合、入力内容を” ”で囲んでください。
*3 文字数は最大300文字までです。
審査結果通知メールの送信方法を教えてください。
[審査結果通知メールの送信手順]
①事務担当者メニューの「審査結果登録」をクリックする。
②審査結果登録画面にて、公募年度、研究種別を選択して「検索」を押下する。
③審査したい課題の対象欄にチェックを入れる。※「全選択」より一括チェックも可能です。
⑤「メール通知」ボタンを押下する。※採択状況に応じて以下のいずれかのメールが送信されます。
・採択通知メール
・不採択通知メール
・条件付き採択通知メール

予算配分関連

予算配分額を登録する方法を教えてください。
予算配分額は以下の手順で登録を行います。
状態は「暫定」「執行可能」「決定」の3種類がございます。
[予算配分額登録手順]
①事務担当者メニューの「予算配分額登録」をクリックする。
②予算配分額登録画面にて、公募年度、研究種別等を選択して「検索」を押下する。
③予算配分したい課題の対象欄にチェックを入れる。※「全選択」より一括チェックも可能です。
④配分額(千円単位)を入力して、予算配分状態を選択する。
⑤「更新」ボタンを押下する。
予算配分額を一括登録する方法を教えてください。
[予算配分額一括登録手順]
①事務担当者メニューの「予算配分額一括登録」をクリックする。
②予算配分一括登録画面で「研究種別」を選択する
③登録種別を「予算配分」として、登録用CSVをダウンロードする
④ダウンロードしたCSVをExcelで開き、以下の入力を行う。
【配分状態】1:暫定、2:執行可能、3:決定
※配分状態を変更せずに配分額だけ更新することは可能ですが、状態を「決定」⇒「執行可能」などに戻すことはできません。
【配分額】金額(千円単位)
※ここで配分した金額が実施報告登録/表示画面の経費執行状況の「配分額」の欄に表示されます。
⑤ファイルの種類を「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」に指定して保存する
⑥保存したファイルをメモ帳で開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」より、文字コードにUTF-8を指定して保存する。
⑦予算配分一括登録画面の「ファイル指定」ボタンから先ほど保存したファイルを選択する。
⑧「アップロー」ドボタンを押下する。
予算配分通知メールの送信方法を教えてください。
[予算配分通知メールの送信手順]
①事務担当者メニューの「予算配分額登録」をクリックする。
②予算配分額登録画面にて、公募年度、研究種別等を選択して「検索」を押下する。
③メール通知したい課題の対象欄にチェックを入れる。※「全選択」より一括チェックも可能です。
⑤「メール通知」ボタンを押下する。※予算配分状態に応じて以下のいずれかのメールが送信されます。
・予算暫定決定メール
・予算執行可能メール
・予算決定メール
実施報告表示画面において、経費執行状況の「配分額(円)」に表示されている金額が申請情報詳細表示画面の「所要経費」の金額と異なります。なぜでしょうか。
実施報告表示画面において、経費執行状況の「配分額(円)」には予算配分額登録 または 予算配分額一括登録にて登録した金額が表示されます。
なお、申請情報詳細表示画面の「所要経費」の金額は研究代表者が申請時に入力した金額が表示されています。

実施報告関連

実施報告の提出方法を教えてください。
[実施報告登録手順]
①ログイン後ホーム画面の課題一覧より、該当の研究課題名をクリックする
※該当課題が見つからない場合は右下の「全件表示」をクリックする
②申請情報詳細表示画面にて「実施報告登録」をクリック
③実施報告登録画面にて必要事項の入力を行い「提出」をクリックする
④実施報告確認画面にて「OK」をクリックする

研究組織変更

採択後に共同研究者を変更(追加/削除)する方法を教えてください。
研究代表者にて「共同研究者変更申請」を実施していただく必要があります。
[共同研究者追加申請手順]
①ログイン後ホーム画面の課題一覧にて、対象の研究課題名をクリックする。
②申請情報詳細表示画面にて「共同研究者変更申請」をクリックする。
③共同研究者変更申請画面にて追加する共同研究者の氏名、メールアドレス、変更申請理由を入力する。
④「追加」をクリックする。
⑤「更新」をクリックする。
 ※「共同研究者変更申請が完了しました。」と表示されたら申請完了です。
  追加した共同研究者へ「参加承諾依頼メール」が送信されます。

[共同研究者削除申請手順]
①ログイン後ホーム画面の課題一覧にて、対象の研究課題名をクリックする。
②申請情報詳細表示画面にて「共同研究者変更申請」をクリックする。
③共同研究者変更申請画面にて削除する共同研究者の削除欄にチェックを入れる。
④「更新」をクリックする。
共同研究者変更申請通知メールが届きました。何をしたらよいでしょうか。
このメールは研究代表者から共同研究者変更申請があった場合に届きます。事務側で承認処理をお願いいたします。
[共同研究者変更申請の承認手順]
①ログイン後ホーム画面にて事務担当者メニューの「異動申請検索」をクリックする。
②申請状況一覧(異動検索)画面にて対象課題を検索する。
③承認または否認にチェックを入れて、「更新」をクリックする。
 ※共同研究者が参加承諾していない場合はチェックを入れられません。
④メール送信確認ダイアログが表示されるので「はい」をクリックする。
 ※共同研究者変更申請承認通知メールまたは否認通知メールが送信されます。

通知テンプレート

通知テンプレートで使用できる置換文字を教えてください。
通知テンプレートで使用する置換文字の「@@」は半角で入力してください。
※全角で入力しますと正しく置き換わりません。
「@@合計@@」など金額の置換文字は円単位で表示されます。
置換文字置換え内容編集仕様・フォーマット説明・備考
@@所属長役職名@@研究代表者所属機関長役職名
@@所属長氏名@@研究代表者所属機関長氏名氏名(姓)+全角スペース+氏名(名)
@@代表者所属機関名@@研究代表者所属機関名利用者情報.所属機関コード=99999(その他の場合) 利用者情報.その他所属機関名を表示
@@代表者所属部局名@@研究代表者所属部局名
@@代表者役職名@@研究代表者役職名
@@代表者氏名@@研究代表者氏名氏名(姓)+全角スペース+氏名(名)
@@連絡担当氏名@@所内連絡担当者氏名氏名(姓)+全角スペース+氏名(名)
@@氏名@@任意(処理対象者)の氏名処理対象者のメールアドレスに紐付く氏名
@@日付@@処理日付システム日付を以下の形式にてセット  9999年Z9月Z9日
@@和暦日付@@処理日付システム日付を和暦変換後、以下の形式にてセット 和暦元号Z9年Z9月Z9日和暦表示
@@立案者氏名@@企画立案者氏名氏名(姓)+全角スペース+氏名(名)
@@年度@@公募年度公募年度を以下の形式にてセット  9999年度
@@和暦年度@@公募年度公募年度を和暦変換後、以下の形式にてセット 和暦元号Z9年度和暦表示
@@年@@当年システム日付より以下の形式にてセット  9999年
@@和暦年@@当年システム日付より以下の形式にてセット 和暦元号Z9年和暦表示
@@研究種別@@研究種別名申請情報. 申請番号より申請番号. 公募番号を取得。 公募情報. 研究種別コードと公募情報.機関コードより研究種別マスタ. 研究種別名を取得
@@課題番号@@課題番号
@@研究テーマ番号@@研究テーマ番号
@@研究テーマ名@@研究テーマ名
@@研究課題名@@研究課題名
@@旅費@@旅費カンマ区切り費目区分=1
@@研究費@@研究費カンマ区切り費目区分=2
@@消耗品費@@消耗品費カンマ区切り費目区分=3
@@役務費@@役務費カンマ区切り費目区分=4
@@輸送費@@輸送費カンマ区切り費目区分=5
@@学会参加経費@@学会参加経費カンマ区切り費目区分=6
@@論文投稿料@@論文投稿料カンマ区切り費目区分=7
@@その他@@その他カンマ区切り費目区分=9
@@合計@@金額の合計研究費+旅費の和 申請情報に紐付く、費目区分(配分額)の和 カンマ区切り通知書上の金額項目の合計 例)研究費と旅費を印字する通知書では   研究費+旅費の合計
@@採択区分@@採択区分名
@@ログインID@@ログインID
@@URL@@URL
@@期待点@@期待点
@@改善点@@改善点
@@採択研究種別名@@採択研究種別名
@@リポート発行費@@リポート発行費カンマ区切り
@@受付番号@@受付番号
@@ログイン氏名@@ログイン者の氏名氏名(姓)+全角スペース+氏名(名)

申請書・報告書編集

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その他

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7-Zipという解凍ソフトを使用していただくことを推奨しております。
申し訳ございませんが、それ以外のソフトですと文字化けの可能性がございます。